Состав личного дела сотрудника
Последний раз обновлено:
Личное дело – это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы.
Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.
Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.
Личное дело состоит из двух разделов:
- Анкетно-биографические и характеризующие документы.
- Дополнительные документы.
В первую группу документов включают:
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету;
- автобиографию;
- копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
- личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
- выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении (копии таких приказов);
- трудовой договор;
- должностную инструкцию;
- заявления работника о переводах;
- представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
- выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);
- аттестационные листы;
- характеристики и рекомендательные письма;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
- копии наградных листов.
Во вторую группу документов входят:
- старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
- карточки учета поощрений и взысканий;
- характеристики с прежнего места работы;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.
К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления.
Вот пример ее оформления:
Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись.
На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.
Приведем образец этого документа:
Все листы документов, подшитых в личное дело, нумеруют. Листы описи нумеруют отдельно.
Документы располагают в личном деле в той последовательности, в какой перечислены в описи, а также в хронологическом порядке.
В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!