Кадровый документооборот
Последний раз обновлено:
У кадровой службы компании имеется свой документооборот. В процессе своей работы руководители компании и ее структурных подразделений создают документы и по кадровым вопросам.
Перемещение кадровых документов происходит как традиционным способом (почта, курьерская доставка, телефон, телеграф, телефакс), так и с помощью электронных средств (Интернет и электронная почта, SMS-сообщения).
В документообороте кадровой службы участвуют три потока документов: внутренних, входящих и исходящих.
Каналы связи | Источники документации |
Почта (обычная, авиа, специализированная (DHL)) Курьерская доставка Телеграф Телефон Телефакс Электронная почта (e-mail) и иное программное обеспечение для обмена электронными документами Сообщения сотовых средств связи (SMS-сообщения) |
Кадровые службы организаций и их филиалов Структурные подразделения организации Дистанционные работники Центры занятости Кадровые агентства Пенсионный фонд |
Внутренние документы разрабатывают руководители компании и (или) ее структурных подразделений на основе принятых на предприятии правил разработки документов.
Работа с внутренними документами кадровой службы предприятия включает следующие этапы.
- Получение (отдача) указания на разработку документа.
- Разработка документа.
- Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами предприятия.
- Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие его с контроля.
- Помещение исполненного документа в дело.
- Дальнейшая работа с документом (передача в структурное подразделение или на другое предприятие).
- Текущее и архивное хранение, списание и уничтожение документа.
Входящие документы поступают на предприятие извне (с других коммерческих и государственных предприятий).
Работа кадровой службы с входящими документами строится следующим образом.
- Получение и доставка документов с почты (по другим каналам связи) в составе корреспонденции, которая поступает в адрес компании.
- Обработка поступившей документации (распаковка, сортировка).
- Регистрация документов.
- Представление документов руководству (компании, структурных подразделений).
- Рассмотрение, оформление резолюций.
- Регистрация резолюций.
- Доведение документов до исполнителей.
- Исполнение и контроль за исполнением документов.
- Прием исполненных документов, снятие их с контроля.
- Помещение исполненных документов в дело.
- Дальнейшая работа с документами (передача в структурное подразделение или на другое предприятие).
- Текущее и архивное хранение, списание и уничтожение документов.
Исходящие документы разрабатывают внутри компании. Они предназначены для отправления за ее пределы – в другие коммерческие компании и государственные предприятия, в нижестоящие структурные подразделения (филиалы, представительства и др.).
Работа кадровой службы с исходящими документами выглядит следующим образом.
- Получение указания на разработку документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания документа с заинтересованными должностными лицами.
- Корректировка документа по результатам согласования, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его представление на подпись, утверждение.
- Копирование и регистрация документа.
- Упаковка и отправка документа.
- Помещение второго экземпляра документа в дело.
- Текущее и архивное хранение документа, его списание и уничтожение.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:
- Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
- Вы получите бератор по очень выгодной цене
- Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!