.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Формирование номенклатуры дел

Последний раз обновлено:

Номенклатура дел – это систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел по кадровым документам с указанием сроков их хранения. Это простейший классификатор, который позволяет быстро разложить документы по папкам (делам).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Исполненные кадровые документы строго классифицированы по видам и содержанию, что обеспечивает их быстрый поиск.

Номенклатуру дел разрабатывает сотрудник отдела кадров с привлечением архивиста компании или работника канцелярии.

Сначала формируют номенклатуру дел по структурным подразделениям, а на ее основе – сводную. Она должна быть подписана составителем и архивистом (работником канцелярии), согласована с экспертной комиссией и утверждена руководителем фирмы.

Номенклатуру составляют в трех экземплярах: один хранится в деле в кадровой службе, второй – рабочий, а третий передают в архив компании. Первый экземпляр хранят не меньше 10 лет.

Номенклатуру дел необходимо пересматривать не менее одного раза в пять лет. Помимо этого ее ежегодно уточняют. В случае серьезных изменений структуры или функций компании номенклатуру составляют и утверждают заново. Если же никаких существенных изменений не происходило, руководитель фирмы и руководитель экспертной комиссии ее утверждают и с 1 января нового календарного года вводят в действие.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из разделов, которые к ним относятся, для использования в работе.

Все документы в номенклатуре дел группируют по видам деятельности и с учетом их значимости. Сначала размещают организационно-распорядительные и протокольные документы, затем – отчетные документы, справки, служебные и другие записки, переписку и т. д. В конце номенклатуры помещают журналы регистрации документов.

Рассмотрим порядок заполнения граф номенклатуры дел.

В графе 1 указывают индекс, присвоенный делу. Он состоит из цифрового обозначения структурного подразделения фирмы, которое соответствует номеру в штатном расписании (например, 05 – обозначение отдела кадров), и порядкового номера заголовка дела в номенклатуре (например, 01 – приказы директора по основной деятельности, 02 – приказы по личному составу, 03 – приказы о приеме на работу и т. д.).

В графе 2 «Заголовки дел (томов, частей)» указывают вид документа и его краткое содержание. Например: «приказы о предоставлении работникам отпусков без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком».

В графе 3 пишут срок хранения документов, входящих в дело, и номер статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558), в которой определен срок хранения этих документов.

Графу 4 «Количество томов (частей)» заполняют по окончании календарного года. Делу, которое состоит из нескольких томов, присваивают общий индекс. А на обложке каждого тома указывают его порядковый номер.

В графу 5 «Примечание» вносят пояснения и уточнения относительно сроков хранения отдельных документов, о выделении к уничтожению дел, у которых истек срок хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую компанию и т. д.

Обратите внимание: переходящим делам (например, личным) не нужно присваивать ежегодно новый индекс. Их переносят в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального индекса.

Образец заполнения номенклатуры дел показан далее.

В конце календарного года составляют итоговую запись о количестве и категории заведенных дел. Причем на дела, срок хранения которых дольше 10 лет, и на дела временного срока хранения (до 10 лет) итоговую запись составляют отдельно.

Подсчет количества документов проводят по категориям и количеству дел в структурном подразделении. Как правило, эту работу проводит специально выделенная группа сотрудников (экспертно-проверочная комиссия). Подписывает итоговую запись сотрудник кадрового отдела, ответственный за ее подготовку.

Вот образец итоговой записи к номенклатуре дел отдела кадров:



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Если у вас уже есть доступ, войдите в личный кабинет



< Предыдущая страница Следующая страница >
Простой юридический
вопрос ставит в тупик?
Найти ответ в бераторе!