Журналы учета персональных данных
Последний раз обновлено:
Персональные сведения о налогоплательщике составляют налоговую тайну. Исключение составляют сведения, являющиеся общедоступными, в том числе ставшие таковыми с согласия налогоплательщика.
Работодатель обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников. Для этого следует вести специальные журналы учета.
В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным работников указывают:
- дату выдачи и возврата документов (личных дел) работникам организации;
- цели выдачи;
- наименование выдаваемых документов;
- срок пользования.
Если документов было много и их выдавали по описи, при возврате нужно проверить их наличие по описи. Сотрудник, возвращающий документы, обязан присутствовать при этом. Выдавая документы, предупредите, что делать в них пометки и исправления, вносить новые записи, извлекать документы (например, из личного дела) или помещать новые нельзя.
В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют:
- поступающие запросы (дату получения, номер и дату входящего документа, от какого органа получен запрос);
- дату передачи персональных данных;
- содержание переданной информации;
- дату уведомления об отказе в предоставлении информации (в случае такового).
Кроме того, кадровик должен регулярно проверять наличие документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Для этого также следует вести специальный журнал.