Журналы учета персональных данных

Персональные сведения о налогоплательщике составляют налоговую тайну. Исключение составляют сведения, являющиеся общедоступными, в том числе ставшие таковыми с согласия налогоплательщика.

Работодатель обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников. Для этого следует вести специальные журналы учета.

В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным работников указывают:

• дату выдачи и возврата документов (личных дел) работникам организации;
• цели выдачи;
• наименование выдаваемых документов;
• срок пользования.

Если документов было много и их выдавали по описи, при возврате нужно проверить их наличие по описи. Сотрудник, возвращающий документы, обязан присутствовать при этом. Выдавая документы, предупредите, что делать в них пометки и исправления, вносить новые записи, извлекать документы (например, из личного дела) или помещать новые нельзя.

В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют:

• дату передачи персональных данных;
• содержание переданной информации;
• дату уведомления об отказе в предоставлении информации (в случае такового).

Кроме того, кадровик должен регулярно проверять наличие документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Для этого также следует вести специальный журнал.

С 1 апреля 2017 года вступил в силу приказ ФНС России от 15 ноября 2016 г. № ММВ-7-17/615@, которым утвержден порядок получения работодателем согласия налогоплательщика, в том числе плательщика страховых взносов, на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными.