Какие документы нужно выдать в день увольнения
Последний раз обновлено:
В день увольнения работнику необходимо выдать достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняющийся об этом не просит. Отметим, что перечень документов, которые нужно выдать сотрудникам при увольнении, одинаков для всех сотрудников независимо от основания увольнения и должности.
Копии документов должны быть заверены надлежащим образом (ст. 62 ТК РФ). Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной - у сотрудника ее не примут. Поэтому такую ошибку можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса. А ответственность за это установлена статьей 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц (и ИП) в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей;
- на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- административный штраф на должностных лиц ( и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
- на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей.
Порядок заверения копий документов установлен ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказы Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст; от 25 мая 2017 г. № 435-ст).
Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении
- Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
- Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
- Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2 Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).
- Выписка из подраздела 3 формы ЕФС-1 (если начислялись допвзносы).
- Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).
- Расчетный листок.
- Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу
Другие документы, среди которых Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), нужно выдать, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.
Как выдать трудовую книжку в день увольнения
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы), при ее наличии.
С 1 сентября 2021 года действуют новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные приказом Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н.
В новых правилах отменено требование о том, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Таким образом, с 1 сентября 2021 года работник не должен расписываться в личной карточке при получении трудовой книжки при увольнении.
В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Если работодатель не исполнил данную обязанность, это нарушение. Работник вправе обратиться в инспекцию труда. При обращении в государственную инспекцию труда работнику достаточно заявить о том, что работодатель не выдал трудовую книжку при увольнении. То есть работник не должен доказывать факт невыдачи трудовой книжки. Но если доказательства есть, можно приложить их. Это могут быть аудио-, видеозаписями, перепиской с работодателем, свидетельскими показаниями.
При проведении проверки ГИТ потребуют от работодателя предоставить подтверждение передачи трудовой книжки в связи с увольнением. Факт выдачи может быть подтвержден, например, записью о получении трудовой книжки в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.
Как внести запись об увольнении
При заполнении трудовой книжки главное необходимо правильно отразить основания увольнения. Вносимая запись должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса и тексту приказа.
Отметим, что приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией филиала оформляется по тем же правилам, что и приказ об увольнении в связи с ликвидацией организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ).
В приказе нужно отразить правильное основание увольнения, как оно сформулировано в пункте 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса. При этом нужно дополнить название и местонахождения филиала, из которого увольняется работник.
Например: «Уволен в связи с прекращением деятельности филиала № 2 в г. Волгограде, по пункту 1 части 1 и части 4 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Как выдать сведения о трудовой деятельности
Если на работника ведется электронная трудовая книжка, работнику нужно выдать сведения по форме СТД-Р.
С 1 января 2023 года форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 10 ноября 2022 года № 713н.
Читайте ситуации:
Срок предоставления формы СТД-Р
Какие сведения персонифицированного учета выдать сотруднику в последний день работы
При увольнении работнику нужно выдать сведения персонифицированного учета. Это выписка из Расчета по страховым взносам, выписка из ежемесячного отчета по персонифицированному учету и выписки из ЕФС-1.
Как выдать выписку из отчетности по страховым взносам в день увольнения работника
Форма РСВ утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@.
Выписка из Раздела 3 – Персонифицированные сведения о застрахованных лицах. Раздел 3 состоит из следующих подразделов:
- подраздел 3.1. «Данные о физическом лице, в пользу которого начислены выплаты и иные вознаграждения»;
- подраздел 3.2. «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, а также сведения об исчисленных страховых взносах»;
- подраздел 3.2.1. «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица»;
- подраздел 3.2.2. «Сведения о базе для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по дополнительному тарифу».
При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.
Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Как выдать выписку из формы ЕФС-1 в день увольнения работника
В 2022 году форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, но с 2023 года она вошла в единую форму ЕФС-1 (подраздел 1.2). По сути, координально ничего не изменилась.
Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены приказом СФР от 17 ноября 2023 г. № 2281.
Включайте в отчет только сотрудника, который увольняется. Тип отчета – «Назначение пенсии».
В случае ликвидации организации данный отчет по всем работникам и подрядчикам за период с начала года года по дату ликвидации. Это нужно сделать в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия.
Сведения из ЕФС-1 (выписку по конкретному работнику) работодатель обязан выдать на руки сотруднику, который увольняется без выхода на пенсию. Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора.
Сведения о стаже может потребовать действующий работник. Работодатель обязан ему выдать форму в течение 5 дней со дня поступления запроса от работника. Отчитываться в СФР в этом случае не нужно.
Выписка из подраздела 3 формы ЕФС-1
Если работодатель платил за увольняющегося работника дополнительные взносы на накопительную пенсию, то ему нужно выдать еще выписку из подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».
Это бывшая ДСВ-3.
Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.
Как выдать выписку о персонифицированных сведениях в день увольнения работника
Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме «Персонифицированные сведения о физических лицах». То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.
Организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них перссведений в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.
Количество отчетов на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.
Расчетный листок
Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.
Какие удержания можно указать в расчетном листке
Выдача оригинов документов работника
Работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут медсправки, медкнижка, диплом и т.п.
Например, отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ). Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.
Другие документы, которые сотрудник может запросить при увольнении
Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):
- копии приказов о переводах на другую работу;
- справки о заработной плате;
- справки о периоде работы у данного работодателя;
- акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.
Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, штатное расписание, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.
Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.
А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
Как выдать справку о доходах работника (замена 2-НДФЛ) в последний день его работы
Справка о доходах и суммах налога физического лица подтверждает суммы полученных у работодателя доходов, а также удержанного налога (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Копии документов, связанных с работой, работодатель должен выдавать работнику не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).
Справка о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ отражает сведения о заработной плате, а потому является документом, связанным с работой. Об этом разъяснил Минфин России в письме от 21 июня 2016 года № 03-04-05/36096.
Если работник увольняется, то справку о доходах физлица ему надо выдать, при условии, что об этом он попросил в своем заявлении, в день прекращения трудового договора.
Число обращений за справкой к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен (письмо УФНС России по г. Москве от 24 февраля 2011 г. № 20-14/3/16873). За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности (письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-05/36096@).
Как при увольнении выдать справку о среднем заработке за последние три месяца
Справка о среднем заработке за последние три месяца нужна работнику для регистрации на бирже труда. Ее следует выдать в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления.
Форма справки о среднем заработке, исчисленном работодателем для назначения пособия по безработице утверждена приказом Минтруда России от 27 ноября 2024 г. № 637н. Она действует с 11 февраля 2025 года.
Справка о среднем заработке для пособия по безработице. Форма
Связаться с нами