Отметим, что перечень документов, которые работодатель обязан выдать сотрудникам при увольнении, одинаков для всех сотрудников независимо от основания увольнения.

Копии документов должны быть заверены надлежащим образом (ст. 62 ТК РФ).

Ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной - у сотрудника ее не примут. Поэтому такую ошибку можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной статьей 62 Трудового кодекса. А ответственность за это установлена статьей 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц (и ИП) в размере от 1000 до 5000 тысяч рублей;
• на юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• административный штраф на должностных лиц ( и ИП) в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей.

Новый порядок заверения копий документов установлен с 1 июля 2018 года введенным в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказы Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст; от 25 мая 2017 г. № 435-ст).

Работодателям нужно будет по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек, которые требуются работникам для подтверждения трудового стажа.

Отличие от старого порядка заверения копий документов состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), которая заверяется печатью организации.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы), при ее наличии.

Справка по форме 2-НДФЛ подтверждает суммы полученных у работодателя доходов, а также удержанного налога (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Копии документов, связанных с работой, работодатель должен выдавать работнику не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).

Справка о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ отражает сведения о заработной плате, а потому является документом, связанным с работой (письмо Минфина России от 21 июня 2016 года № 03-04-05/36096).

Если работник увольняется, то справку о доходах физлица ему надо выдать, при условии, что об этом он попросил в своем заявлении, в день прекращения трудового договора.

С 1 апреля 2021 года организации выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной приказом ФНС России от 15 октября 2020 года N ЕД-7-11/753@. По этой форме выдавайте справку о доходах работника, начиная с 2021 год.

Если сотруднику понадобятся данные о доходах за 2020 год или более ранние периоды, то справку нужно выдать по форме, действовавшей в соответствующий период. Так, с 1 января 2019 года действовала форма, утвержденная приказом ФНС РФ от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566@, а до этого форма, утвержденная приказом ФНС РФ от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен (письмо УФНС России по г. Москве от 24 февраля 2011 г. № 20-14/3/16873). За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности (письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-05/36096@).

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.

Форма справки утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 года № 182н.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого документа (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Это раздел 3 расчета по страховым взносам, заполненный в отношении увольняющегося сотрудника. При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.

В случае увольнения работника в 2017 году ему нужно выдать и сведения по форме РСВ-1 за все предыдущие периоды. То есть в момент увольнения в 2017 году работник получит на руки выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы.

Включайте в отчет только сотрудника, который увольняется. Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем его работы. Тип отчета – «Назначение пенсии».

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 года № 3п.

По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают за 2017 год в 2018 году (не позднее 1 марта). Однако в случае выхода сотрудника на пенсию в 2017 году по старости, СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно, не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии. Это касается как работников по трудовым договорам, так и по гражданско-правовым договорам.

В случае ликвидации организации отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно подать в ПФР по всем работникам и подрядчикам за период с начала года года по дату ликвидации. Это нужно сделать в течение месяца с даты утверждения ликвидационного баланса предприятия.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) работодатель обязан выдать на руки сотруднику, который увольняется без выхода не пенсию. Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора. Сдавать досрочный отчет в ПФР в таком случае не нужно.

Сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ может потребовать действующий работник. Работодатель обязан ему выдать форму в течение 5 дней со дня поступления запроса от работника. Отчитываться в ПФР в этом случае не нужно.

Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым N 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Количество отчетов по форме СЗВ-М на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.

Справка о среднем заработке за последние три месяца нужна работнику для регистрации на бирже труда. Ее следует выдать в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления.

Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров (ст. 213 ТК РФ). Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):

• копии приказов о переводах на другую работу;
• справки о заработной плате;
• справки о периоде работы у данного работодателя;
• акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, штатное расписание, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.

Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.

А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».